Anatoly Levenchuk (ailev) wrote,
Anatoly Levenchuk
ailev

Categories:

GTD, пять этапов воркфлоу (сверхвольный пересказ второй главы)

Сверхвольный пересказ первой главы: http://ailev.livejournal.com/384198.html (полный английский текст http://lifong.twbbs.org/gtd.pdf, полный русский перевод во многих местах, например тут: http://wiki.sergeybiryukov.ru/GTD, там же и переведенные диаграммы типа http://files.sergeybiryukov.ru/gtd/images/06_diagram.jpg).

Мы (1) собираем материалы, которые привлекли наше внимание, (2) понимаем, что они значат и что с ними делать, (3) организуем результаты этого понимания, (4) смотрим на них как на на варианты того, что выберем для (5) выполнения. Это "горизонтальный" аспект жизни: включение всего того, что попадает в наше внимание. Качество управления ходом работ определяется самым слабым звеном в этой цепочке, и есть способы существенно его увеличить.

Существенно разделять эти пять стадий во времени, а не делать одновременно.

1. Сбор
Собирать нужно все, что вы считаете "незаконченным" в своем мире, все, что вы хотели бы изменить на любом уровне вашей вовлеченности. Собственно, вы непрерывно собираете (письма в почтовом ящике, старые журналы на столе, идеи на листочках и т.д.) всякие материалы -- для всего собранного цикл должен быть закрыт, что-то должно быть сделано. После того, как присвоены метки "может быть", "нужно", "обязательно", эти "материалы" начинают быть "незавершенкой". Нужно эти материалы-незавершенку разложить в какие-нибудь ящики "входящих", и регулярно их очищать, чтобы они оставались ценным инструментом. Кстати, вы можете получить материалы не в виде бумажки, а прямо в виде мысли, у себя в голове. Важно выложить эту мысль из головы, записав ее и положив во "входящие". Вся суть в том, чтобы незавершенка собиралась не у вас в голове, а где-то вовне.

Для сбора незавершенки может быть много разных вариантов организации "входящих" для сбора мыслей как от себя самого, так и информации, приходящей извне: физические корзинки и папки для бумаг, блокнотики, компьютеры, почта. Многие люди имеют такие средства, но они не управляют ими. Есть три требования, чтобы сбор незавершенки заработал: 1. каждый открытый цикл должен быть учтен в вашей системе сбора, а не в вашей голове. Для этого ящики "входящих" должны стать такой же частью вашей жизни, как зубная щетка, или очки, или паспорт. 2. Ящиков для сбора незавершенки у вас должно быть как можно меньше, никаких гор листочков. Места учета незавершенки должны быть стандартны, мысли не должны теряться. 3. Вы должны регулярно опустошать свои ящики: это не означает, что вы должны немедленно перевести незавершенку в завершенку (сделать все дела), это означает, что вы должны вытаскивать материал-незавершенку из контейнера, решать, что это такое и что с этим должно быть сделано, а затем разместить это где-то в вашей системе. Ни в коем случае не класть обратно во "входящие"!

Очень часто переполненные "входящие" означают только то, что нет никакой системы, куда помещать новые незавершенки. Нельзя, чтобы сам ящик "входящих" становился такой системой -- ибо он быстро переполняется. Система должна позволять опустошать "входящие", позволяя не делать работу сразу.

2. Обработка
Поштучное обдумывание, необходимое для опорожнения корзинок "входящих", является самым главным улучшением во всей системе GTD. "Входящие" материалы не нужно организовывать, их нужно собирать. Далее их нужно обрабатывать и организовывать. Но прежде всего, нужно по каждому "входящему" задать промежуточный вопрос "что ЭТО" (о чем это? что это значит? какая мысль в этой коммуникации? что этим хотели сказать?), а затем по отношению к этой мысли задать главный вопрос: "ЭТО можно делать?".

Если ответ "Нет, это нельзя делать", то далее три возможности: а) выкинуть, больше не нужно. б) сейчас ничего не нужно делать, но когда-нибудь что-нибудь можно будет сделать (вынашивать идею), в) потенциально полезная информация, которая может для чего-нибудь понадобиться позже (справка).

Если ответ "Да, можно делать", то нужно определить 1. Какой "проект" или результат вы обещаете? 2. Какое следующее действие требуется?

Если ЭТО про проект: то нужно засунуть ЭТО в СписокПроектов, который содержит все незакрытые циклы деятельности. НедельныйПросмотр списка будет приносить этот пункт как что-то свеженькое, требующее действий, пока проект не закончится, или же пока этот пункт не будет удалён из списка.

"Какое действие следующее"? -- это главный вопрос всей системы. Ответом будет физическое (видимое) действие, чтобы продвинуться к завершению. А когда понятно, какое СледующееДело, то можно 1. Сделать его, если оно займет меньше 2 минут, 2. делегировать его (спросив себя -- "я -- это самый правильный человек, чтобы это делать?". 3. Отложить, занеся в один или несколько списков "СледующиеДела".

3. Организация
Всего есть восемь категорий напоминалок и материалов, которые будут результатом обработки вашей чепухи.
Для неделательных "входящих" это будет: 1. мусор, 2. инструменты вынашивания, 3. хранилище для справок.
Для действий нужны: 4. список проектов, 5. хранилище или папки для планов и материалов проектов, 6. календарь, 7. список напоминаний о СледующихДействиях, 8. список напоминаний о событиях, которые вы ждете.
Все эти организационные категории требуют какой-то физической формы (так, списки могут быть или карточками, или строчками в файле, или категорией ToDo в органайзере и т.д.).

Проекты -- это любые результаты, которые требуют более, нежели одного действия, даже самые маленькие. Список проектов -- это список открытых циклов. Этот список не нужно упорядочивать, он нужен для просмотра при определении СледующегоДействия. Вы не можете выполнять проект, вы можете только делать шаги, связанные с ним. Каждая строчка списка проектов -- это результат последнего действия, чтобы мы могли выстраивать всю цепочку шагов по направлению к этому результату при просмотре.

Материалы поддержки проектов и справки -- это хранилище (папки, файлы, блокноты, скрепки и т.д.), а "Проекты" -- это только список.
Решение по СледующемуДействию -- это центральный шаг. СледующееДействие должно быть быть определено без исключения по каждому открытому циклу. Уже сделанные (например, за две минуты во время просмотра) действия не нужно записывать, а вот предстоящие СледующиеДействия записываются: в календарь, если они должны произойти в определенное время, в списки СледующихДействий, если их нужно просто делать, и список Ожидаемых, если они должны быть сделаны другими.
Календарь состоит из действий вовремя (как правило, встреч), действий дня (необязательно в определенный час) и информации дня (напоминалки и справки).

Ежедневные списки дел из "обычных систем тайм-менеджмента" не работают по двум причинам: 1. расписание дня постоянно сдвигается новыми привходящими событиями, поэтому нужно иметь возможность в любой момент его перепланировать. Для "некалендарных" дел нужны списки СледующихДел. 2. Если к делам, абсолютно необходимым для выполнения в данный день, добавить пяток дел, которые можно было бы выполнить в другие дни, то внимание от действительно важных для этого дня дел будет отвлечено. Календарь является священной территорией, которую нельзя захламлять даже "срочными делами". Записи, сделанные там, должны быть исполнены именно в этот день, или ни в какой другой.

Списки СледующихДействий -- обычно от 50 до 150 действий длиной, возможны категории.
Справочные материалы -- это папки и файлы. Если вы не раскладываете материалы, а сваливаете их в стопку, то это может стать большим затыком в вашей системе. Особенно опасно, если размывается линия между выполнимыми и невыполнимыми материалами -- это опасно в том числе и психологически.

4. Просмотр.
Мало куда-то записать, что вы должны купить молока, нужно вовремя (в магазине!) вспомнить об этом. Просматривать наиболее часто нужно календарь, ибо там есть вещи, которые помрут, ежели вы их не выполните вовремя. Следующее, что нужно просматривать, это СледующиеДействия. Но критически важный -- это ЕженедельныйПросмотр, который выполняется на более высоком логическом уровне. Это типа уборки, ибо за несколько дней система приходит в неконсистентное состояние, и нужно ее почистить. Все работы нужно выверить, закрыть, провести с собой и другими переговоры по поводу обещаний -- и делать это нужно раз в неделю, а не раз в год. ЕженедельныйПросмотр -- ключ к поддержанию стандарта. Многие люди хорошо себя чувствуют в последнюю неделю перед отпуском -- но не столько из-за отпуска, сколько потому как они существенно "подчищают дела". Так давайте это делать еженедельно, а не раз в год.

6. Делание.
Нужно перейти от надежды, что выбор выполняемого действия был хорошим, к уверенности по этому поводу. Тут есть три модели приоритезации при выборе:

Четырехкритериальная модель: 1.контекст ("в пути/у телефона", "на работе", "за компьютером"), 2.доступное время, 3. доступная (психическая, физическая) энергия, 4 приоритет (интуитивный).

Трехчастная модель: выполнение запланированной работы (пропахивание вашего списка СледующихДействий), выполнение неожиданно появляющейся работы (вы интуитивно решаете, что она важнее запланированной), определение вашей работы (собственно планирование работ -- знаниевые работы по сбору входящих, их обработке, организации, просмотру).

Шестиуровневая модель для просмотра вашей работы: для рефлексии нужна модель, позволяющая понимать то, что вы делаете как минимум с шести различных временнЫх перспектив: 1. жизни, 2. трех-пятилетнего видения, 3. одно-двухлетних целей, 4. областей ответственности (10-15 категорий, где вы должны добиваться результатов и поддерживать стандарты -- дома это финансы, здоровье и т.д, на работе -- "стратегическое планирование", "исследования рынка" и т.д.), 5. текущих проектов (30-100 с краткосрочными результами типа "продать компьютер"), 6. текущих действий (типа "позвонить по телефону Пете").
* * *
Для меня GTD -- это пример работы с динамично изменяющимися программами (в отличие от жестко предписанных проектов), когда по ходу дела жизнь подкидывает не только отклонения от задуманного, но и вообще заставляет переоценивать планируемые цели, заставляет выполнять локально более важные, но посторонние к твоим миссиям и видениям вещи и вообще всяко отвлекает от выполнения обещаний себе и окружающим. В отличие от концепций "хаотического управления" Непейводы (http://lrn.ru/~aen/chaotic.doc), тоже сосредоточившихся на СледующемДействии по каждому доступному проекту, GTD в явном виде подмешивает в отчужденный-отмоделированный (что важно!) входной поток событий и ментальные события "собственного производства", что позволяет включать их в процесс планирования единообразно. Магия в том, что события внутренней жизни фиксируются вовне так же, как и события жизни внешней, это как дает возможность отделять решения о действиях (планирование) от собственно действий (то есть возможность хоть как-то обдумывать цели), так и "выживание в потоке обстоятельств" заменять "дрейфом к заранее намеченной цели".

Разделение планирования и действий, роль внешней фиксации-табло запланированных действий/целей (а GTD подразумевает действия/цели, действия идентифицируются их результатами) при организации своих собственных работ и работ разных людей, размывание плана бурным потоком новых своими и чужими целями/действиями -- это очень интересно.
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

  • 8 comments