Anatoly Levenchuk (ailev) wrote,
Anatoly Levenchuk
ailev

Category:

Разработка презентаций как метод принятия решений и синхронизации группового понимания

Если вам нужно, чтобы группа приняла какие-то решения, то вы можете сколько угодно проводить совещаний и заседаний: они ни к чему не приведут. Топы пообсуждают-пообсуждают, и бросят при первом же удобном случае. А главный топ будет откладывать фиксацию решений до бесконечности. На штабных заседаниях обсуждаются исключительно оргвопросы, но никогда не утверждаются принципиальные политические решения. Да и в каких документах можно зафиксировать принятие какого-либо набора идей за руководство к действию?

Единственное, что может заставить людей артикулировать и зафиксировать принятое решение об изменениях, это вынесение факта такого решения внешним людям. Если такого вынесения нет, то его нужно организовать. Увы, но даже выступление топов перед собранием собственного коллектива не является таким выносом наружу. Обычно в зачет идет только два события: донесение до прессы и вынесение руководству на каком-нибудь корпоративном мероприятии. Впрочем, жизнь облегчается тем, что и донесение до прессы и вынесение руководству должно проходить по одному и тому же комплексу идей (и можете себе представить, ежели пресса и боссы получат разные версии!).

Тем самым реальное принятие решений топами перемещается из "рабочих групп", "штабов" и "комитетов по" в два типа мероприятий: подготовку презентаций руководству и отработка запросов пресс-службы. На этих мероприятиях обычно присутствует совсем немного народу. Все, что нужно сделать, чтобы эти мероприятия были более качественными -- это обеспечить присутствие на них тех топов, которые отвечают за выработку и распространение идеологии. Их обычно крайне мало -- втрое-впятеро меньше тех людей, которых записывают в рабочие группы и приглашают на штаб. Это всего несколько человек, которых обычно можно найти в кабинете начальства как-нибудь вечером, когда нужно придумать что-то нетривиальное. И крайне важно, чтобы эти люди разделяли одинаковое понимание: они его донесут затем до очень большого числа людей.

Лучшим из известных мне средств фиксации коллективного понимания (оно же -- фиксация принятых группой решений) является совместная подготовка слайдовой презентации, которая затем будет прочтена руководству (а часто даже -- руководством куда-нибудь вовне, то есть прессе или руководству руководства).

Идеально, когда коллективную подготовку презентаций удается включить в жизнь организации как культурный обычай по докладам "снизу вверх" и "изнутри наружу". Люди очень быстро смекают, что дело не в собственно в презентации, а в принятии решений -- и с удовольствием начинают некоторое время посвящать не только оформлению "подписываемых бумаг" (приказов, меморандумов, докладов и т.д.), но и коллективному размышлению, резко повышающему качество принимаемых решений. Если этого нет, то крупные решения принимаются "на бегу", плохо затем коммуницируются, либо чаще -- решения не принимаются и не коммуницируются ввиду очевидной их непроработанности и непроговоренности.

Каждая сессия такой подготовки презентации обычно идет 3-6 (от трех до шести) часов напряженной работы. Один слайд делается обычно не меньше часа, логика презентации многократно переделывается. В это время не входит время "рисования слайда" -- для рисования обычно используется флипчарт, а не компьютер. Часто выполнение самой презентации поручается дизайнеру-программисту, который тихонечко сидит во время этого обсужденческого бедствия и тут же пытается сделать слайды-прототипы. А потом уже дома этот программист доделывает слайды и рассылает их всем участникам обсуждения. И так проходят несколько дней (по 3-6 часов каждый), пока эта презентация не будет готова?

На что уходит все это огромное дорогое время с кучей топов?

1. На выработку решений. Ибо в момент фиксации давно проговоренного в виде текста/картинок вдруг выясняется, что а) решения таки еще нет, б) не все с ним согласны, в) не все его понимают.

2. На выработку языка и терминологии, в которых будут зафиксированы идеи. Обычно оказывается, что идеи выражаются на жутком жаргоне, который появился давно, понимает этот новояз крайне малое число людей, и в полный рост встает задача перевода, чтобы донести эту идею вовне. Во время перевода всплывают ошибки и обычно приходится перейти к п.1

3. Когда мысли хоть как-то зафиксированы и представляются понятными присутствующим, то (поскольку презентация идет внешним людям) участвующие будут все время сознательно занимать вторую и третью позицию восприятия -- что тут же будет вскрывать ошибки и неточности. Более того, поскольку презентацию придется давать устно, то моделируются вопросы и ответы на них. Далее выясняются либо ошибки, либо находятся важнейшие аспекты, которые были опущены в изложении, по этим аспектам выясняется, что решения еще не приняты -- и опять поехали с пункта 1.

4. Презентация обычно имеет типовую структуру:
а) Пугалка (нужно четко показать, что есть огромные проблемы, которые заставляют нас обсуждать заявленные вопросы).
б) Текущая парадигма и неудачные попытки (описывается текущая модель ситуации и расхожие известные неудачные попытки эту ситуацию изменить к лучшему).
в) Новая парадигма и принципы предлагаемого решения (включая доказательства) -- тут излагается модель мира, которая включает в себя предлагаемое решение.
г) Планы -- перечисление шагов, которыми планируется достичь предлагаемое решение. В планах должны быть глаголы-операции и четкие этапы-результаты (никаких "повысить и углУбить"
д) Просьбы (потому как презентация обычно показывается руководству -- нужно четко сформулировать, что и от кого нужно добиться, чтобы дело пошло).
е) координаты (кто подготовил презентацию, где найти дополнительную литературу). Этот же слайд служит формально окончанием "лекционной части" и приглашает перейти к вопросам.
ж) "Запасные" слайды с подробностями и примерами, которые появляются чаще всего как "отходы производства" -- когда неминуемо выясняется, что слайдов больше, чем будет времени их представить.

К презентации можно приложить текст устного выступления, но это необязательно. Вот что обязательно -- так это иметь письменный подробный текст, следующий общей структуре презентации, излагающий ее содержание и содержащий ключевые картинки. Этот текст уже необязательно разрабатывать большой толпе, да это и невозможно: коллективно можно и нужно разрабатывать только слайдовые презентации, но уж никак не писать тексты. Такой текст-фиксация будет посылаться всем тем людям, которые не смогут присутствовать при чтении презентации (ибо по презентации без устных объяснений понять мало что можно, саму презентацию посылать бесполезно: она стреляет только дважды -- при ее разработке как средство координации понимания коллектива, и при первом представлении тем людям, которым она предназначалась. Ну ладно: нескольких представлениях, ежели это что-то типа road show, но такое road show бывает редко).

Так куда же идут эти от пяти до двадцати пяти часов работы над презентацией? Стоят ли они одного выступления? Да, если учесть, что это выступление важный, но побочный результат. Главным результатом является обеспечение а) коллективного понимания проблем и планов, активизация языка новой парадигмы (нового словаря, соответствующего новому способу думать и действовать) и б) наличие фиксированной версии решения, факта "сжигания моста", когда коллективное понимание вынесено вовне. Это полностью окупает все усилия, и я не знаю других методов работы с топами, которые могли бы достичь таких же результатов.
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

  • 2 comments