?

Log in

No account? Create an account
Лабораторный журнал -- Day [entries|friends|calendar]
Anatoly Levenchuk

[ website | Лабораторный журнал ]
[ userinfo | livejournal userinfo ]
[ calendar | livejournal calendar ]

GTD, пять этапов воркфлоу (сверхвольный пересказ второй главы) [29 Apr 2006|06:56pm]
Сверхвольный пересказ первой главы: http://ailev.livejournal.com/384198.html (полный английский текст http://lifong.twbbs.org/gtd.pdf, полный русский перевод во многих местах, например тут: http://wiki.sergeybiryukov.ru/GTD, там же и переведенные диаграммы типа http://files.sergeybiryukov.ru/gtd/images/06_diagram.jpg).

Мы (1) собираем материалы, которые привлекли наше внимание, (2) понимаем, что они значат и что с ними делать, (3) организуем результаты этого понимания, (4) смотрим на них как на на варианты того, что выберем для (5) выполнения. Это "горизонтальный" аспект жизни: включение всего того, что попадает в наше внимание. Качество управления ходом работ определяется самым слабым звеном в этой цепочке, и есть способы существенно его увеличить.

Существенно разделять эти пять стадий во времени, а не делать одновременно.

1. Сбор
Собирать нужно все, что вы считаете "незаконченным" в своем мире, все, что вы хотели бы изменить на любом уровне вашей вовлеченности. Собственно, вы непрерывно собираете (письма в почтовом ящике, старые журналы на столе, идеи на листочках и т.д.) всякие материалы -- для всего собранного цикл должен быть закрыт, что-то должно быть сделано. После того, как присвоены метки "может быть", "нужно", "обязательно", эти "материалы" начинают быть "незавершенкой". Нужно эти материалы-незавершенку разложить в какие-нибудь ящики "входящих", и регулярно их очищать, чтобы они оставались ценным инструментом. Кстати, вы можете получить материалы не в виде бумажки, а прямо в виде мысли, у себя в голове. Важно выложить эту мысль из головы, записав ее и положив во "входящие". Вся суть в том, чтобы незавершенка собиралась не у вас в голове, а где-то вовне.

Для сбора незавершенки может быть много разных вариантов организации "входящих" для сбора мыслей как от себя самого, так и информации, приходящей извне: физические корзинки и папки для бумаг, блокнотики, компьютеры, почта. Многие люди имеют такие средства, но они не управляют ими. Есть три требования, чтобы сбор незавершенки заработал: 1. каждый открытый цикл должен быть учтен в вашей системе сбора, а не в вашей голове. Для этого ящики "входящих" должны стать такой же частью вашей жизни, как зубная щетка, или очки, или паспорт. 2. Ящиков для сбора незавершенки у вас должно быть как можно меньше, никаких гор листочков. Места учета незавершенки должны быть стандартны, мысли не должны теряться. 3. Вы должны регулярно опустошать свои ящики: это не означает, что вы должны немедленно перевести незавершенку в завершенку (сделать все дела), это означает, что вы должны вытаскивать материал-незавершенку из контейнера, решать, что это такое и что с этим должно быть сделано, а затем разместить это где-то в вашей системе. Ни в коем случае не класть обратно во "входящие"!

Очень часто переполненные "входящие" означают только то, что нет никакой системы, куда помещать новые незавершенки. Нельзя, чтобы сам ящик "входящих" становился такой системой -- ибо он быстро переполняется. Система должна позволять опустошать "входящие", позволяя не делать работу сразу.

2. Обработка
Поштучное обдумывание, необходимое для опорожнения корзинок "входящих", является самым главным улучшением во всей системе GTD. "Входящие" материалы не нужно организовывать, их нужно собирать. Далее их нужно обрабатывать и организовывать. Но прежде всего, нужно по каждому "входящему" задать промежуточный вопрос "что ЭТО" (о чем это? что это значит? какая мысль в этой коммуникации? что этим хотели сказать?), а затем по отношению к этой мысли задать главный вопрос: "ЭТО можно делать?".

Если ответ "Нет, это нельзя делать", то далее три возможности: а) выкинуть, больше не нужно. б) сейчас ничего не нужно делать, но когда-нибудь что-нибудь можно будет сделать (вынашивать идею), в) потенциально полезная информация, которая может для чего-нибудь понадобиться позже (справка).

Если ответ "Да, можно делать", то нужно определить 1. Какой "проект" или результат вы обещаете? 2. Какое следующее действие требуется?

Если ЭТО про проект: то нужно засунуть ЭТО в СписокПроектов, который содержит все незакрытые циклы деятельности. НедельныйПросмотр списка будет приносить этот пункт как что-то свеженькое, требующее действий, пока проект не закончится, или же пока этот пункт не будет удалён из списка.

"Какое действие следующее"? -- это главный вопрос всей системы. Ответом будет физическое (видимое) действие, чтобы продвинуться к завершению. А когда понятно, какое СледующееДело, то можно 1. Сделать его, если оно займет меньше 2 минут, 2. делегировать его (спросив себя -- "я -- это самый правильный человек, чтобы это делать?". 3. Отложить, занеся в один или несколько списков "СледующиеДела".

3. Организация
Всего есть восемь категорий напоминалок и материалов, которые будут результатом обработки вашей чепухи.
Для неделательных "входящих" это будет: 1. мусор, 2. инструменты вынашивания, 3. хранилище для справок.
Для действий нужны: 4. список проектов, 5. хранилище или папки для планов и материалов проектов, 6. календарь, 7. список напоминаний о СледующихДействиях, 8. список напоминаний о событиях, которые вы ждете.
Все эти организационные категории требуют какой-то физической формы (так, списки могут быть или карточками, или строчками в файле, или категорией ToDo в органайзере и т.д.).

Проекты -- это любые результаты, которые требуют более, нежели одного действия, даже самые маленькие. Список проектов -- это список открытых циклов. Этот список не нужно упорядочивать, он нужен для просмотра при определении СледующегоДействия. Вы не можете выполнять проект, вы можете только делать шаги, связанные с ним. Каждая строчка списка проектов -- это результат последнего действия, чтобы мы могли выстраивать всю цепочку шагов по направлению к этому результату при просмотре.

Материалы поддержки проектов и справки -- это хранилище (папки, файлы, блокноты, скрепки и т.д.), а "Проекты" -- это только список.
Решение по СледующемуДействию -- это центральный шаг. СледующееДействие должно быть быть определено без исключения по каждому открытому циклу. Уже сделанные (например, за две минуты во время просмотра) действия не нужно записывать, а вот предстоящие СледующиеДействия записываются: в календарь, если они должны произойти в определенное время, в списки СледующихДействий, если их нужно просто делать, и список Ожидаемых, если они должны быть сделаны другими.
Календарь состоит из действий вовремя (как правило, встреч), действий дня (необязательно в определенный час) и информации дня (напоминалки и справки).

Ежедневные списки дел из "обычных систем тайм-менеджмента" не работают по двум причинам: 1. расписание дня постоянно сдвигается новыми привходящими событиями, поэтому нужно иметь возможность в любой момент его перепланировать. Для "некалендарных" дел нужны списки СледующихДел. 2. Если к делам, абсолютно необходимым для выполнения в данный день, добавить пяток дел, которые можно было бы выполнить в другие дни, то внимание от действительно важных для этого дня дел будет отвлечено. Календарь является священной территорией, которую нельзя захламлять даже "срочными делами". Записи, сделанные там, должны быть исполнены именно в этот день, или ни в какой другой.

Списки СледующихДействий -- обычно от 50 до 150 действий длиной, возможны категории.
Справочные материалы -- это папки и файлы. Если вы не раскладываете материалы, а сваливаете их в стопку, то это может стать большим затыком в вашей системе. Особенно опасно, если размывается линия между выполнимыми и невыполнимыми материалами -- это опасно в том числе и психологически.

4. Просмотр.
Мало куда-то записать, что вы должны купить молока, нужно вовремя (в магазине!) вспомнить об этом. Просматривать наиболее часто нужно календарь, ибо там есть вещи, которые помрут, ежели вы их не выполните вовремя. Следующее, что нужно просматривать, это СледующиеДействия. Но критически важный -- это ЕженедельныйПросмотр, который выполняется на более высоком логическом уровне. Это типа уборки, ибо за несколько дней система приходит в неконсистентное состояние, и нужно ее почистить. Все работы нужно выверить, закрыть, провести с собой и другими переговоры по поводу обещаний -- и делать это нужно раз в неделю, а не раз в год. ЕженедельныйПросмотр -- ключ к поддержанию стандарта. Многие люди хорошо себя чувствуют в последнюю неделю перед отпуском -- но не столько из-за отпуска, сколько потому как они существенно "подчищают дела". Так давайте это делать еженедельно, а не раз в год.

6. Делание.
Нужно перейти от надежды, что выбор выполняемого действия был хорошим, к уверенности по этому поводу. Тут есть три модели приоритезации при выборе:

Четырехкритериальная модель: 1.контекст ("в пути/у телефона", "на работе", "за компьютером"), 2.доступное время, 3. доступная (психическая, физическая) энергия, 4 приоритет (интуитивный).

Трехчастная модель: выполнение запланированной работы (пропахивание вашего списка СледующихДействий), выполнение неожиданно появляющейся работы (вы интуитивно решаете, что она важнее запланированной), определение вашей работы (собственно планирование работ -- знаниевые работы по сбору входящих, их обработке, организации, просмотру).

Шестиуровневая модель для просмотра вашей работы: для рефлексии нужна модель, позволяющая понимать то, что вы делаете как минимум с шести различных временнЫх перспектив: 1. жизни, 2. трех-пятилетнего видения, 3. одно-двухлетних целей, 4. областей ответственности (10-15 категорий, где вы должны добиваться результатов и поддерживать стандарты -- дома это финансы, здоровье и т.д, на работе -- "стратегическое планирование", "исследования рынка" и т.д.), 5. текущих проектов (30-100 с краткосрочными результами типа "продать компьютер"), 6. текущих действий (типа "позвонить по телефону Пете").
* * *
Для меня GTD -- это пример работы с динамично изменяющимися программами (в отличие от жестко предписанных проектов), когда по ходу дела жизнь подкидывает не только отклонения от задуманного, но и вообще заставляет переоценивать планируемые цели, заставляет выполнять локально более важные, но посторонние к твоим миссиям и видениям вещи и вообще всяко отвлекает от выполнения обещаний себе и окружающим. В отличие от концепций "хаотического управления" Непейводы (http://lrn.ru/~aen/chaotic.doc), тоже сосредоточившихся на СледующемДействии по каждому доступному проекту, GTD в явном виде подмешивает в отчужденный-отмоделированный (что важно!) входной поток событий и ментальные события "собственного производства", что позволяет включать их в процесс планирования единообразно. Магия в том, что события внутренней жизни фиксируются вовне так же, как и события жизни внешней, это как дает возможность отделять решения о действиях (планирование) от собственно действий (то есть возможность хоть как-то обдумывать цели), так и "выживание в потоке обстоятельств" заменять "дрейфом к заранее намеченной цели".

Разделение планирования и действий, роль внешней фиксации-табло запланированных действий/целей (а GTD подразумевает действия/цели, действия идентифицируются их результатами) при организации своих собственных работ и работ разных людей, размывание плана бурным потоком новых своими и чужими целями/действиями -- это очень интересно.
8 comments|post comment

Обрубить "нецелесообразные функции" государству -- по самую шею [29 Apr 2006|08:07pm]
В административной реформе, оказывается, с ноября продолжается обсуждение государственных функций. Причем "госуслуги" являются подмножеством функций. Но говорить о функциях государства не рекомендуется, рекомендуется говорить именно о "госуслугах" -- пиар, даже внутренний, настроен не на деятельность государства вообще, а на работу государства по обращениям граждан.
* * *
Устранение лишних функций государства спрятана в этапах "определения целесообразности оказания услуги" или "исполнения функции", при подготовке соответствующего регламента. То есть потенциально устранить какую-нибудь функцию даже при нынешней адм.реформе можно. Потенциально.
* * *
Я тут высказал предположение, что государство как целое -- это организоид (как гуманоид -- не человек, но на человека похож), а не организация. Ибо у организации есть какое-то единство целей, а у государства единство целом с трудом соблюдается на уровне ведомства. А на уровне всего государства -- полный разброд и шатания, но и сказать, что государство в целом никак не организовано, тоже нельзя.

Это очень интересно, как отмоделировать (описать, сохранив существенные черты) организоид. Рассмотрение сетевой организации как работопровода, где организация работопроводящей инфраструктуры отличается от организаций, маршрутизирующих в этой инфраструктуре свои работы, является шагом к такому моделированию.
* * *
Моделирование государства для меня важно для того, чтобы описать существенные черты этого государства. Существенными чертами я считаю его функции, которые я хотел бы у него отнять. Следовательно, меня меньше привлекает процессное моделирование, а больше привлекает моделирование функциональное. Но опыт моделирования производственных предприятий показывает, что для выявления/моделирования реальных функций необходимо опускаться в рассмотрении до уровня процессов. Поэтому нужно в государстве чуть-чуть копнуть и процессы, чтобы понять его функции.
* * *
Чтобы что-то изменить в функциях государства (а именно -- унасекомить эти функции), нужно их понимание вывести на уровень общественного сознания -- и перевести административный процесс "оптимизации функций" в политический "определения границ государства". Для этого организационно-функциональную модель государства нужно опубликовать, сделать ее общественным достоянием. Не нужно и говорить, что функции государства должны быть выстроены иерархическим образом, чтобы можно было откусывать их и большими кусками, и выщипывать маленькими.

Процесс такого моделирования (достаточно детального) государства, изучения государства, вполне может быть распределен по разным исполнителям -- если есть надежные средства для фиксации разных частей модели и их согласования между собой. Что-то типа "государственной википедии", только с формальным (семантическая сеть и предопределенные отчеты по запросам) представлением, а не гипертекстовым. Такой проект может быть сделан не только в государстве, но также и рядом с ним. Общественные организации могли бы мониторить функции государства, увеличение и уменьшение их объема, партии писали бы свои программы, опираясь на эту модель.
* * *
(мечтательно, сюжет киберпанковского романа) Вот висит такая «новая википедия с семантической сетью», в которой народные толпы моделируют государство, а потом идут влиять на власть, делая ползучую революцию. В этой бархатнейшей и эволюционнейшей из революций вдруг выделяются два сильнейших клана: за улучшение государства путем улучшения его структуры и увеличения количества предоставляемых услуг на у.е. бюджетных денег, и за улучшение государства путем отсекновения ему хвостовых функций по самую шею с сопутствующим сокращением бюджета. Хакеры мутят в Сети тотализатор на исход борьбы этих кланов, всеобщий азарт и поднявшаяся волна у.е. отвлекают кланы от организации гражданской войны, ставки на тотализаторе растут, крупные игроки начинают проводить крупные интервенции в госстроительстве, снимая крупные куши, государство то за месяц раздувается неимоверно, то за пару месяцев съеживается до минимума. В конце концов люди вдруг понимают, что при постоянных пертурбациях в государстве они легко обходятся без оного. Главы кланов социального и минимального государства уходят с политической сцены и женятся (они обе женщины, ибо политически было правильно иметь женщин во главе этих политических движений, но кто ж знал, что они обе еще и тайные лесбиянки? Из них бабец – это социалистка, конечно). Танцы всю ночь, а под утро утомленные хакеры заваливают «новую википедию семантической сети», вывешивая вместо первой страницы сайта либертарианский флаг. Хэппи энд, затем международная реакция, оккупация, ополчение, но в странах-оккупантах появляются клоны «новых википедий семантической сети»...
* * *
У текущей административной реформы есть портал http://ar.economy.gov.ru/ -- на нем самым интересным является форум обсуждения административных регламентов, сейчас там десять тем и 24 сообщения (чудо какие регламенты! Чудо какие обоснования! Например, про экспертизе культурных ценностей, заявленных к вывозу. А по аттестации экспертов! А если пройти там по ссылкам!).

Интересующиеся проектами нормативных актов этой реформы могут найти их приаттаченными к разным другим постингам (так, "порядок проведения конкурсного отбора федеральных органов исполнительной власти для предоставления средств на стимулирование прведения административной реформы в 2006 году" вывешен 3 апреля как материал к совещанию 6 апреля -- и не спрашивайте меня, что там с датами! http://ar.economy.gov.ru/events). Вот чего я не пойму, так это каким образом в текущей концепции адм.реформы, когда федеральный уровень удовлетворяет "заявки на реформу", ее авторы ожидают каких-либо положительных сдвигов в государственном управлении. Или в заявках губернские унтер-офицерские вдовы дружно предлагают сами себя высечь?

Но даже при такой подаче каждая "функция" может быть рассмотрена на предмет ее целесообразности. Хотя этот вопрос иногда приобретает очень странный характер: скажем, экспертиза вывоза культурных объектов не подвергается сомнению, а вот аттестация экспертов признается противоречащей Конституции (см., например, текст по ссылке в постинге Meff тут http://ar.economy.gov.ru/forum/mvnforum/viewthread?thread=8).
15 comments|post comment

Семантические сети и прочий дыбр [29 Apr 2006|11:59pm]
Почитал разного про семантические сети. Удивительно, но в них никакого особенно прогресса не происходило: их все норовили конвертнуть в исполняемый язык и устроить очередной "искусственный интеллект". А мне кажется, что самая интересная фишка в том, чтобы по сетке-миру ползало несколько разных агентов-интерпретаторов, дающих разные перспективы видения этого схваченного в сеть мира.
* * *
В мире конкурируют несколько коммерческих систем моделирования знаний (knowledge modelling или они же -- knowledge acquisition), не претендующих на "вычисления", но обещающих презентацию в самом разном виде. Образец того, что есть на этом рыночке -- http://www.epistemics.co.uk/ с продуктом PCPACK 4 (и новенькой сетевой его версией PCPACK 5). Там есть какие хочешь диаграммы, матрицы, формы -- всё на свете. Для организационного моделирования, как я понимаю, практически не употреблялся, больше для "управления знаниями". Тем не менее.
* * *
Сycorp (http://cyc.com) cделала таки knowledge aсquisitor в форме игры -- FACTory, http://207.207.9.186/ (официальный старт они планируют на 15 июля).

Ну, понеслась: человечество в свободное от работы время напергонки друг с другом учит уму-разуму искусственный интеллект частной фирмы :)

14 апреля они запустили некоммерческий проект Cyclify, цели которого прямо указывают на сходство с википедией: The Wikimedia Foundation asks us to 'Imagine a world in which every single person is given free access to the sum of all human knowledge.' In the Cyclify project, led by The Cyc Foundation, we ask you to imagine a world in which every single person is given free access to programs that reason with the sum of all human knowledge. Собственно, про связь концептов их базы знаний с википедией (в том числе и обеспечение прямых линков) у них сейчас говорится постоянно.

Обратите внимание на чудесную презентацию http://www.opencyc.org/doc2/foundation/slides/CF-intro.ppt -- из этой почти попсовой презентации можно больше узнать обо всем замысле, чем из материалов на сайте Cyc.

Я как раз вчера в полной неспособности делать что-нибудь полезное прочел "Полный root" Саши Чубарьяна, плохой киберпанк про саморазвивающийся искусственный интеллект. А ведь проект CYC ставит перед собой именно такую задачу: "Lenat Bootstrap Hypothesis: once Cyc reaches a certain level/scale it can help in its own development and start using natural language processing to augment its knowledge base".

Они утверждают, что на сегодня достигнут важный этап: 21 год работы, 750 человеко-лет, $75млн. -- они переходят на использование естественного языка, и тот путь, который ручным кодированием они прошли бы за 1000 лет, пройдут за 10 лет! При этом они, конечно, оговаривают, что не пытаются получить искусственный интеллект, а только хотят сделать компьютеры много более интеллектуальными!

Вебдванольцы, обратите внимание: в числе прочего эта некоммерческая инициатива хочет предложить знаниевый сервис по свиданиям, причем с wiki-вводом! (правда, эти свидания могут оказаться для предприятий ;)

В апреле они планируют выложить в открытый доступ онтологию на 300000 концептов, примерно 2 миллиона фактов и правил. В принципе, для исследовательских целей они дают полный Cyc, и тоже бесплатно.
* * *
Весь этот искусственный интеллект срочно стандартизируется. Вот, 23 марта 2006 года W3C опубликовал рабочий проект Rule Interchange Forman Use Cases and Requirements, просил откомментировать до 21 апреля. Вот эти кейсы:

1. Negotiating eBusiness Contracts Across Rule Platforms
2. Negotiating eCommerce Transactions Through Disclosure of Buyer and Seller Policies and Preferences
3. Collaborative Policy Development for Dynamic Spectrum Access (да! уторговка правил пользования спектром для различных поставщиков устройств беспроводной связи!)
4. Access to Business Rules of Supply Chain Partners
5. Managing Inter-Organizational Business Policies and Practices
6. Ruleset Integration for Medical Decision Support
7. Interchanging Rule Extensions to OWL
8. Vocabularly Mapping for Data Integration

Очень интересный подход к проектированию стандартов через use cases. Так, в данном случае Рабочая группа собрала 50 предложений по ситуациям, затем обобщили их до этих самых восьми, тщательно следя, чтобы не был утерян рекламный характер этих ситуаций. Кроме того они сознательно удавили формальную нотацию в этих кейсах, чтобы людей не смущал синтаксис и повысилась читаемость.

Кто интересуется, что это за такие Rule Systems, которые рассматривает Рабочая группа, вот списочек: http://www.w3.org/2005/rules/wg/wiki/List_of_Rule_Systems (а про комбинирование Rules и Ontologies глядеть тут -- http://rewerse.net/deliverables/m12/i3-d3.pdf).
* * *
С этими знаниевыми системами никогда не знаешь, отстал бесконечно, или наоборот, миновал тупик и поэтому обогнал мейнстрим. Эх, а когда-то я себя называл "когнитолог"! Это было уже после того, как я много лет был "системным архитектором". Теперь же много лет я называю себя "консультант" и страшно стесняюсь, когда спрашивают, по какому вопросу я консультирую. Ну, говорю, policy adviser, а по-русски и не знаю как сказать -- "консультант по стратегическим вопросам", да? ;)
post comment

navigation
[ viewing | April 29th, 2006 ]
[ go | previous day|next day ]